L'explosion de la réunionite dans les organisations
La réunionite désigne l’excès de réunions, souvent improductives, qui surchargent les agendas des collaborateurs et managers. Ce phénomène s’est intensifié avec l’essor du télétravail et la multiplication des visios, créant des « tunnels » sans fin.
Résultat : les collaborateurs passent une grande partie de leurs journées en réunion sans temps dédié à la réflexion et au travail de fond.
3 indices que votre organisation est touchée !
Les signes de réunionite sont nombreux, mais souvent subtils.
Si vos collaborateurs sont épuisés à la fin de la journée sans avoir la sensation d’avoir avancé dans leurs projets, c’est un premier indice.
Vous pouvez également observer une tendance à voir les mêmes sujets discutés lors de plusieurs réunions, sans qu’aucune décision claire n’en ressorte.
Dernier indice assez révélateur : des participants distraits ou multitâches qui assistent à des réunions par habitude plutôt que par nécessité.
Le coût de la réunionite pour les organisations
La réunionite a un coût direct pour les entreprises en terme de productivité. 72 % des managers jugent leurs réunions improductives, et 64 % d’entre eux considèrent qu’elles les empêchent d’accomplir efficacement leur travail quotidien.
Mais elle affecte également l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Une enquête de Malakoff Humanis parue en 2023 révèle que 30 % des salariés se sentent débordés par les réunions incessantes qui empiètent sur leur temps personnel. Cette surcharge cognitive, liée aux réunions, fragilise l’équilibre pro/perso, contribuant à l’épuisement professionnel et à une démotivation croissante.
Comment traiter ce mal moderne ?
Diagnostiquer
Mesurer le temps que les équipes passent en réunion peut fournir des informations précieuses. Cette analyse permet par exemple d’identifier les départements ou les équipes les plus touchés.
Mais attention, certains métiers nécessitent par essence l’organisation de points et de réunions réguliers. Pour être pertinent, ce diagnostic requiet donc un croisement entre data et exigence des métiers !
Mettre en place des bonnes pratiques :
Choisir le bon format : réunion, point individuel ou e-mail ?
Une règle simple à instaurer dans l’organisation est de déterminer si un échange mérite une réunion, un point individuel ou un mail. Si une décision doit être prise rapidement avec plusieurs parties prenantes, une réunion peut s’avérer nécessaire. Pour des échanges d’informations simples, un e-mail ou un point en tête-à-tête suffiront largement. Cette différenciation aide à désengorger les agendas et à réduire le nombre de réunions inutiles.
Bien préparer les réunions : la clé de l’efficacité.
Cela commence par définir un ordre du jour précis avec des objectifs clairs. Seules les personnes directement concernées devraient être invitées, afin d’éviter des discussions dispersées ou inutiles. Une préparation rigoureuse permet de maximiser le temps et d’assurer des prises de décision rapides et efficaces.
Savoir dire non !
Toutes les réunions ne sont pas égales. Il est essentiel pour chaque collaborater de trier celles qui apportent une réelle valeur ajoutée de celles qui peuvent être remplacées. Une approche comme la méthode Eisenhower peut être utile pour déterminer quelles réunions sont urgentes et importantes, et lesquelles peuvent être repoussées, voire annulées.
